Adjoint(e) administratif(ve), préposé(e) à l’accueil

CPSC Main dans la main

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Lieu du travail

Au siège social

Salaire annuel ou horaire

Selon les politiques en vigueur

Date d'entrée en fonction

Nombre d'heures par semaine

23

heures

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Temps partiel - Temporaire

Type d'emploi

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Détails liés à cet emploi

La/le titulaire accueille, informe et oriente les familles et les visiteurs. Elle/il gère les rendez-vous avez les familles et les membres de l’équipe de service. La qualité de l’accueil est fondamentale dans l’approche pédiatrie sociale. Comme la préposée est le premier point de contact des enfants et des familles avec le Centre de pédiatrie sociale, la priorité doit être accordée à un accueil chaleureux, personnalisé et attentionné. Elle/il assure de bien classer les documents et de bien organiser les dossiers et de les garder à jour.

Description des principales fonctions

Mandats spécifiques

– Accueil des familles;

– Gestion des rendez-vous;

– Soutien administratif.

 

ACCUEIL, PRISE D’APPELS ET RENDEZ-VOUS

  • Accueillir les familles et les visiteurs se présentant au CPSC de façon courtoise et attentionnée;
  • Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et le courrier;
  • Suivre rigoureusement le protocole d’accueil en vigueur dans toutes ses interventions téléphoniques et en personne;
  • Gérer les prises de rendez-vous auprès des familles et les membres de l’équipe de services dans le calendrier commun;
  • Confirmer les rendez-vous et suivis dans les plus brefs délais.

 

SOUTIEN ADMINISTRATIF

  • Ouvrir les nouveaux dossiers (dossiers et base de données);
  • Gérer la base de données et effectuer des mises à jour régulières;
  • Gérer l’ensemble des formulaires nécessaires au suivi des dossiers;
  • Classer les documents et tenir les dossiers en ordre et à jour;
  • Assurer la gestion des demandes de renouvellements de prescriptions ou d’examens externes;
  • Effectuer, au besoin, des tâches de traitement de textes et d’entrées de données;
  • Effectuer des commandes auprès des fournisseurs et partenaires;
  • Coordonner et effectuer les activités reliées au courriel, téléphone et au télécopieur.

Expériences professionnelles requises

  • Expérience d’au moins 2 ans dans des fonctions similaires (dans le secteur communautaire serait un atout);
  • Expérience de travail auprès d’une population vulnérable (un atout).

Scolarité requise

Diplôme d’études secondaires et une formation professionnelles pertinentes au poste (secrétariat ou bureautique).

Connaissance, aptitudes, attitudes et compétences

  • Expérience de travail auprès d’une population vulnérable (un atout);
  • Connaissance de la suite MS Office;
  • Bonnes aptitudes en rédaction;
  • Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités;
  • Professionnalisme et discrétion; Bilinguisme (français écrit et parlé et anglais parlé surtout).

Avantages sociaux et autres conditions de travail

Il s’agit d’un remplacement pour une durée indéterminée.

La mission de ce CPSC

CPSC Main dans la main

Accompagner et soutenir les enfants de 0 à 18 ans en situation de grande vulnérabilité dans la communauté de Brome-Missisquoi, pour assurer leur épanouissement et leur développement optimal dans le respect de leurs droits et leur meilleur intérêt.

Pour postuler...

Nom et coordonnées de la personne-contact auprès de qui postuler dès maintenant :

Geneviève Couture

Adresse postale complète

215, rue du Sud, 3e étage Cowansville (Qc) J2K 2X5

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